Il servizio associativo dei Capo Gruppo (Responsabili del livello di Gruppo), avvalendosi dell’aiuto dei membri della Comunità capi (in quanto l’intera Comunità capi è anche l’organo collegiale esecutivo e di amministrazione del livello di Gruppo), è scandito da un ciclo annuale di una serie di attività, di cui la seguente tabella illustra le principali scadenze.
| Periodo (Mese) | Adempimento | Note operative |
Prima dell’inizio delle attività | Declinare le eventuali modalità prioritarie di ammissione alle attività in conformità alle linee guida definite dal Comitato nazionale. | (vedi capitolo dedicato) |
Prima dell’inizio delle attività | Definizione degli incarichi di servizio per il nuovo anno scout in Comunità capi ed espressione/nomina dei Capi Gruppo (se in scadenza). | (vedi capitolo dedicato) |
Prima dell’inizio delle attività, comunque entro il 10 novembre | Compilazione e invio della richiesta di autorizzazione al censimento del Gruppo e delle rispettive unità. | (vedi capitolo dedicato) |
Prima dell’inizio delle attività | Riunione informativa per i rappresentanti la responsabilità genitoriale riguardante alle attività del Gruppo | Deve essere fatta precedentemente all’invio delle domande di ammissione per i nuovi soci |
| Ottobre | Rettifica del rappresentante legale (se variato il/la Capo Gruppo registrato come RL) presso l’Agenzia delle Entrate, sul conto corrente del Gruppo, sul portale delle assicurazioni e sull’Helpdesk per la PEC. | (vedi capitolo dedicato) |
Tra ottobre e novembre | Raccolta delle domande di ammissione per i nuovi soci (giovani e adulti) e deliberazioni sulle relative domande in Comunità capi. | (vedi capitolo dedicato) |
Prima dell’Assemblea di Gruppo e comunque durante tutto l’anno | Aggiornamento del libro degli associati tramite BuonaStrada | (vedi capitolo dedicato) |
Prima dell’Assemblea di Gruppo | Predisporre il bilancio d’esercizio dell’anno scout precedente (l’esercizio si chiude al 30/09), da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea di Gruppo | (vedi capitolo dedicato) |
| Periodo (Mese) | Adempimento | Note operative |
Tra ottobre e 15 dicembre | Convocazione e svolgimento dell’Assemblea di Gruppo per l’approvazione del bilancio d’esercizio (come predisposto dalla Comunità capi), eleggere la Comunità capi come organo amministrativo per 12 mesi e deliberare la quota associativa di Gruppo. | (vedi capitolo dedicato) |
Entro i termini deliberati dall’Assemblea di Gruppo | Raccolta delle quote associative di Gruppo, Zona, regionale e nazionale. | (vedi capitolo dedicato) |
Entro il 15 dicembre | Caricamento del bilancio d’esercizio approvato dall’Assemblea di Gruppo e del relativo verbale di approvazione su BuonaStrada | (vedi capitolo dedicato) |
| Entro il 15 gennaio | Pagamento delle quote di censimento al livello nazionale tramite avviso IUV generato da BuonaStrada. | (vedi capitolo dedicato) |
| Tutto l’anno | Compilazione e invio delle comunicazioni relative ai campi estivi (ed espletamento ulteriori adempimenti), secondo le disposizioni delle singole Regioni. | (vedi capitolo dedicato) |
| Entro il 31 agosto | Inserimento di eventuali censimenti integrativi di nuovi soci ammessi. | |
| Tutto l’anno | Tenuta della prima nota e gestione della contabilità di Gruppo. | (vedi capitolo dedicato) |
| Tutto l’anno | Aggiornamento costante del libro dei verbali dell’Assemblea e della Comunità capi. | (vedi capitolo dedicato) |
| Tutto l’anno | Gestione delle pratiche assicurative per eventuali infortuni o danni a terzi. | (vedi capitolo dedicato) |
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