Privacy

Nel contesto del censimento annuale degli associati, l’adempimento degli obblighi in materia di protezione dei dati personali è parte integrante del processo di iscrizione. AGESCI, in quanto Associazione di Promozione Sociale (APS) iscritta al RUNTS, è soggetta al Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) e alle disposizioni del Codice del Terzo Settore.

È importante ricordare che le Comunità capi e i Comitati di Zona, in qualità di organo esecutivo e di amministrazione del rispettivo livello, sono responsabili della corretta tenuta dei libri sociali (vedi capitolo dedicato), inclusa la documentazione relativa alla privacy. Questo impli-ca la gestione delle informative, la raccolta dei consensi e la conservazione dei documenti, in conformità con le normative vigenti.

AGESCI ha predisposto informative privacy specifiche per ciascuna tipologia di associato: soci maggiorenni e soci minorenni. Queste lettere non sono semplici moduli da firmare, ma documenti informativi che:

• spiegano le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali;
• elencano i consensi richiesti;
• includono un foglio per la raccolta delle firme, da utilizzare solo nei livelli che adottano la modalità cartacea, come di seguito descritta. 

La modalità di sottoscrizione (digitale o cartacea) viene scelta solo dopo l’accettazione della domanda di ammissione, ovvero al momento dell’inserimento nel libro degli associati, trami-te il portale BuonaStrada (vedi capitolo dedicato).

La sottoscrizione digitale (tramite BuonaStrada) è la modalità preferenziale e più sicura. Le fasi previste, come descritto nel Manuale BuonaStrada, sono le seguenti:

• Il Responsabile di livello accede alla sezione Censimento / Il mio gruppo.
• Seleziona il nome del socio e clicca su “Cambia status”, scegliendo l’opzione “Rinnova socio digitale”.
• Il sistema invia una mail automatica al socio (se maggiorenne) o agli esercenti la responsabilità genitoriale (se minorenne), contenente un link valido 48 ore per la compilazione dei dati e la conferma dei consensi privacy.
• Il destinatario accede al link e verifica/modifica i dati.
• Per autorizzare e firmare, riceve un codice OTP via e-mail da inserire nella pagina.
• Nel caso di socio minorenne con due esercenti la responsabilità genitoriale, la procedura è doppia:
  • Il primo verifica e firma con OTP.
  • Il secondo riceve una nuova mail con OTP e visualizza i dati già confermati, potendo modificare i consensi.
    • Solo dopo la doppia firma, il socio viene considerato censito (se uno dei due seleziona “No” per i consensi relativi a immagini o comunicazioni, il consenso non è prestato).
• Se la procedura non viene completata entro 48 ore, il pallino arancione scompare e il Responsabile di livello può:
  • rinviare la mail;
  • passare alla modalità cartacea;
  • eliminare il socio o spostarlo nel cestino.
• I soci con rinnovo digitale sono riconoscibili in BuonaStrada:
  • Pallino arancione: in attesa di compilazione.
  • Pallino verde: dati compilati, in attesa di delibera.
  • Omino viola: censimento completato.

La data di delibera di ammissione può essere inserita solo dopo la conferma dei consensi privacy; diversamente se il livello territoriale richiede la modalità cartacea, è necessario:

• stampare la lettera informativa (soci maggiorenni o soci minorenni.);
• raccogliere le firme sul foglio allegato alla lettera, che riporta i consensi richiesti;
• conservare il documento originale firmato per almeno 10 anni;

• registrare manualmente l’esito del consenso su BuonaStrada, al momento dell’inserimento nel libro degli associati.

Il foglio con le firme serve esclusivamente per i livelli che adottano la modalità cartacea. In tutti gli altri casi, la registrazione digitale è sufficiente e sostitutiva. Inoltre, nel caso di sotto-scrizione cartacea, è obbligatorio:

• aggiornare BuonaStrada con l’esito del consenso;
• conservare la lettera originale firmata per almeno dieci anni, in un luogo sicuro e accessibile;
• garantire la reperibilità immediata in caso di contestazioni o verifiche da parte del Garante per la protezione dei dati personali o della Segreteria nazionale dell’Associazione.

Queste indicazioni sono dettagliate nel Vademecum GDPR, che rappresenta il riferimento operativo per tutti i livelli territoriali; difatti ogni livello territoriale deve:

• nominare un Referente del Trattamento dei dati personali;
• utilizzare il modello ufficiale predisposto da AGESCI;
• garantire che il Referente sia consapevole dei propri compiti, tra cui:
  • la gestione delle informative;
  • la conservazione dei consensi;
  • la segnalazione di eventuali violazioni.

Per maggiori informazioni sulla privacy, questa la sezione specifica del portale Helpdesk AGESCI – BuonaStrada – Privacy