Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3

3. LIBRI SOCIALI

3.1 INTRODUZIONE

Cfr. Art. 30, comma 2 dello Statuto

Cfr. Art. 25 del Regolamento associativo

Ciascun livello territoriale cura la tenuta dei seguenti libri sociali:

1. il libro degli associati;
2. il libro delle Assemblee, in cui devono essere trascritti i verbali assembleari;
3. il libro delle riunioni e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo, e di eventuali altri organi sociali.

Questi libri sono tenuti per il livello di Gruppo dalla Comunità capi in quanto organo di amministrazione e per i livelli di Zona e regionale dai rispettivi Comitati.

Gli associati o gli aderenti hanno diritto di esaminare i libri sociali secondo le modalità previste dallo Statuto.

3.1.1 LIBRO DEGLI ASSOCIATI

Cfr. Art. 25, comma 3 e 4 del Regolamento associativo

3.1.2 LIBRO DELLE RIUNIONI ASSEMBLEARI

Cfr. Art. 30, comma 2 dello Statuto

Cfr. Art. 25 del Regolamento associativo

I Gruppi procedono ogni anno alla formalizzazione di almeno una Assemblea degli associati

in cui si proceda a:

1. approvare il Rendiconto per Cassa del Gruppo dell’anno precedente (che poi andrà depositato);
2. formalizzare l’elezione della Comunità capi come organo amministrativo di Gruppo;
3. definire l’eventuale quota associativa annuale a favore del Gruppo in aggiunta a quanto già previsto per il livello di Zona, regionale e nazionale (in modo che sia chiara la sua definizione complessiva e la conseguente defiscalizzazione).

Nel libro delle assemblee vanno riportati i verbali di tutte le riunioni assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto;
• elenco presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’Assemblea;
• eventuali deleghe (non per il livello di Gruppo).

Occorre venga sempre indicato di che convocazione si tratta (ordinaria/straordinaria). Se in prima convocazione l’Assemblea non si è validamente costituita, si redige il verbale di Assemblea deserta. Questa informazione viene richiamata in apertura della seconda convocazione e riportata nel verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di Assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede della riunione;
• modalità di svolgimento dell’Assemblea;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dal relativo regolamento assembleare);
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’Assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’Assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’Assemblea;
• modalità di votazione;
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti, sia spontanei dei partecipanti), riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’Assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non soltanto le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

3.1.3 LIBRO DELLE RIUNIONI (COMUNITÀ CAPI, COMITATO, CONSIGLIO E ALTRI ORGANI)

Cfr. Art. 7, comma 5 dello Statuto

Cfr. Art. 25 del Regolamento associativo

È il libro dove vengono trascritte le delibere di natura amministrativa dello specifico livello territoriale. Per il livello di Gruppo, in questo libro vanno riportate soltanto le decisioni amministrative de- liberate dalla Comunità capi, l’approvazione della bozza di bilancio, i lavori in sede, la nomina dei Capi Gruppo e l’accettazione o l’eventuale decadenza dei soci. Nel Regolamento associativo vengono indicate le delibere essenziali che è necessario verbalizzare durante le riunioni di Comunità capi o di Comitato. Non vanno verbalizzate le scelte educative della Comunità capi.

3.1.4 REGISTRO DEI VOLONTARI

Nel caso in cui dovesse essere fatta richiesta di fornire il “Registro dei volontari”, si specifica che per i Gruppi esso corrisponde all’elenco aggiornato di tutti i soci censiti in Comunità capi. Si ricorda che per tutti i volontari saltuari/temporanei non censiti in AGESCI (es. cambusieri o logisti), diviene obbligatoria l’attivazione preventiva della relativa copertura assicurativa AGESCI anche per ottemperare a quanto previsto dal D.LGS 117/17, ovvero la “polizza ospiti”.

Utilità: Helpdesk AGESCI Polizza ospiti

3.1.4.1 DISTINZIONE TRA VOLONTARIO E LAVORATORE

Cfr. Art. 13 dello Statuto

Cfr. Art. 21, comma 3 dello Statuto

Cfr. Art. 105 del Regolamento associativo