Libri sociali

La corretta tenuta dei libri sociali è un obbligo previsto dal Codice del Terzo Settore e rappresenta un adempimento fondamentale per garantire la trasparenza, la democraticità e la corretta amministrazione di ogni livello territoriale dell’AGESCI. La responsabilità della loro gestione è affidata all’organo amministrativo di ciascun livello: la Comunità capi per il livello di Gruppo e il Comitato di Zona per il livello di Zona. Ogni associato ha il diritto di esaminare i libri sociali. La richiesta deve essere formulata per iscritto ai legali rappresentanti del livello territoriale competente, i quali devono consentirne l’accesso entro trenta giorni.

I libri sociali obbligatori per ogni livello territoriale sono:

• Il libro degli associati.

• Il libro delle Assemblee.

• Il libro delle riunioni e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione (Comunità Capi, Comitato, Consiglio, ecc.).

• Il registro dei volontari.

Per maggiori informazioni sui libri sociali, questa la sezione specifica del portale Helpdesk AGESCI – Libri sociali obbligatori (aggiornata al 23 gennaio 2025).

Il libro degli associati

È il documento che attesta la composizione della base associativa di ogni livello e da cui si estrae l’elenco degli aventi diritto al voto: contiene tutte le informazioni necessarie per identificare in modo univoco gli associati censiti. Si ricorda che per essere iscritti in questo libro, è necessario possedere la condizione di socio (consulta il capitolo dedicato), che si acquisisce e si mantiene rispettando precisi criteri: Viene gestito e organizzato a livello nazionale tramite la piattaforma BuonaStrada. I Capi Gruppo (per il Gruppo) e i Responsabili dei vari livelli hanno la responsabilità di tenerlo costantemente aggiornato.

Ha una struttura gerarchica: il libro degli associati di Zona è composto dall’insieme dei libri dei Gruppi che ne fanno parte, più i soci censiti direttamente in Zona. Analogamente, il libro regionale comprende tutte le Zone (più i soci censiti direttamente in Regione) e quello nazionale tutti i livelli regionali (più i soci censiti direttamente nel livello nazionale).

Statuto – art. 7 (commi 8 e 9)

Regolamento associativo – artt. 1 (commi 4, 7 e 8), 25 (commi 2, lettera a, 3 e 4)

Modello di Regolamento dell’Assemblea di Gruppo – art. 15

Modello di Regolamento dell’Assemblea di Zona – art. 15

Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3.1.1

Il libro delle Assemblee

Questo libro raccoglie i verbali di tutte le Assemblee (ordinarie e straordinarie) di un determinato livello.

Contenuti minimi del verbale: data, ora, luogo, modalità di svolgimento (presenza/telematica), elenco presenti, ordine del giorno, verifica dei quorum, nomina del presidente e del segretario, sintesi della discussione, modalità e risultati delle votazioni, testo delle delibere, ora di chiusura e firme. Nel relativo modello di Regolamento dell’Assemblea di Gruppo e Zona sono disponibili degli opportuni fac-simile di convocazione e verbale. Attraverso BuonaStrada è possibile scaricare l’elenco degli aventi diritto al voto (vedi capitolo dedicato).

Al verbale è opportuno allegare la copia della lettera di convocazione, l’elenco dei presenti, eventuali deleghe (non ammesse a livello di Gruppo) e i documenti discussi.

Statuto – artt. 23, 29 e 34

Regolamento associativo – art. 25, commi 1 e 2 (lettera c)

Modello di Regolamento dell’Assemblea di Gruppo – art. 8

Modello di Regolamento dell’Assemblea di Zona – art. 8

Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3.1

Il libro delle riunioni (Comunità capi, Comitato, Consiglio)

Questo libro serve a verbalizzare le delibere per il livello di Gruppo, della Comunità capi, e per il livello di Zona, del Comitato e del Consiglio di Zona. È fondamentale la distinzione, soprattutto per il Gruppo, che le scelte puramente educative della Comunità capi non vanno verbalizzate in questo libro.

Le delibere essenziali da verbalizzare nel libro delle riunioni delle Comunità capi (fac-simile di verbale disponibile qui) sono le seguenti:

• Espressione e nomina dei Capi Gruppo;
• Affidamento degli incarichi di servizio nelle unità;
• Delibere sull’ammissione, il rigetto o la decadenza dei soci (vedi capitolo dedicato);
• Atti di straordinaria amministrazione;
• Approvazione della bozza di bilancio d’esercizio da presentare in Assemblea di Grup-po (vedi capitolo dedicato);

• Proposta di nomina degli Assistenti ecclesiastici.

Statuto – art. 30, commi 1 e 2

Regolamento associativo – art. 25, comma 5

Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3.1.3

Le delibere essenziali da verbalizzare nel libro delle riunioni dei Comitati di Zona (fac-simile di convocazione disponibile qui e di verbale disponibile qui) sono le seguenti:

• Disamina delle richieste di autorizzazione al censimento di Gruppi e unità;
• Nomina degli Incaricati di Zona;
• Predisposizione del Programma di livello;
• Verifica e aggiornamento dei mandati;
• Decisioni su domande di ammissione e ricorsi (vedi capitolo dedicato);
• Atti di straordinaria amministrazione;
• Approvazione della bozza dei bilanci (d’esercizio e preventivo) da presentare in As-semblea di Zona (vedi capitolo dedicato);

• Proposta di nomina degli Assistenti ecclesiastici.

Statuto – artt. 25 (comma 5) e 36 (comma 1)

Regolamento associativo – art. 25, commi 6 e 7

Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3.1.3

Le delibere essenziali da verbalizzare nel libro delle riunioni dei Consigli di Zona (fac-simile di convocazione disponibile qui e di verbale disponibile qui) si riferiscono a quelle inerenti i compiti esclusivi del Consiglio di Zona.

Statuto – art. 24 (comma 2) e 35 (comma 1)

Regolamento associativo – art. 25, comma 8

Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3.1.3

Il registro dei volontari1

Questo registro non è un libro a sé stante, ma la sua funzione è assolta da documenti esi-stenti. Per il livello di Gruppo, il registro dei volontari corrisponde all’elenco aggiornato di tutti i soci censiti in Comunità capi e dei volontari occasionali in Gruppo non censiti in AGESCI (es. cambusieri, logisti). Analogamente, per il livello di Zona, il registro dei volontari corrisponde all’unione dei registri dei volontari della Zona, insieme all’elenco aggiornato di tutti i soci cen-siti direttamente al livello di Zona e dei volontari occasionali in Zona non censiti in AGESCI (es. cambusieri, logisti).

Viene gestito e organizzato a livello nazionale tramite la piattaforma BuonaStrada (consulta il capitolo dedicato). I Capi Gruppo (per il Gruppo) e i Responsabili dei vari livelli hanno la re-sponsabilità di tenerlo costantemente aggiornato.

Per tutti i volontari occasionali non censiti in AGESCI, non è obbligatoria la loro iscrizione nel registro dei volontari, è però obbligatoria l’attivazione preventiva della relativa copertura assi-curativa (“polizza ospiti”), anche per ottemperare agli obblighi di legge previsti per gli enti del Terzo Settore (consulta il capitolo dedicato), per cui i relativi dati devono comunque essere raccolti e conservati per essere messi a disposizione della compagnia assicurativa.

Statuto – art. 7, commi 4, 8 e 9

Regolamento associativo – art. 1 (c. 2, 4, 5, 7, e 8), art. 25

Nota interpretativa di Capo Guida e Capo Scout – § 3